E-Rechnung ab 2025
E-Rechnung ab 2025: Machen Sie die Pflicht zur Chance
Ab dem 1. Januar 2025 leitet der Gesetzgeber die umsatzsteuerliche Zeitenwende im B2B-Bereich ein: Ab diesem Datum sind alle Unternehmer in Deutschland, verpflichtet, Rechnungen von Geschäftspartnern als sogenannte E-Rechnung empfangen zu können. Stufenweise folgt dann bis 2028 die Pflicht, E-Rechnungen für B2B-Rechnungen zu versenden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, die der Norm EN 16931 entspricht. Eine per E-Mail versandte klassische PDF-Rechnung entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben und gilt daher nach den neuen Regelungen nicht als E-Rechnung!
Durch die Umstellung ergibt sich zeitnaher Handlungsbedarf für nahezu alle Unternehmer. Der Zwang zur E-Rechnung ist dabei auch eine Chance und der ideale Startpunkt zu mehr Digitalisierung für Ihr Unternehmen! Im untenstehenden Fragenkatalog haben wir bereits einmal die ersten wichtigen Informationen für Sie zusammengestellt.
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Themen und Fragestellungen werden u.a. sein:
- Sind Sie bereit für den 01.01.2025?
- Können Sie bereits E-Rechnungen empfangen? Versenden?
- Ist die revisionssichere Ablage eingerichtet?
- Was planen Ihre Lieferanten, Dienstleister, Nachunternehmer?
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FAQ E-Rechnung
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungs-Pflicht
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer, der in Deutschland ansässig ist, von der E-Rechnungspflicht ab 2025 betroffen.
Jeder Unternehmer ist ab dem 01.01.2025 verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können.
Die Neuregelung zur verpflichtenden Ausstellung von E-Rechnung gilt für Geschäftsbeziehungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmern (B2B-Bereich). Nicht betroffen sind Umsätze im Endkundenbereich (B2C-Bereich) sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto und Fahrausweise.
Der Begriff der E-Rechnung wird im Rahmen der neuen Gesetzgebung neu definiert. Demnach gelten Rechnungen nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen und den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen.
Bei allen anderen Rechnungen, die auf elektronischem Wege versandt werden (z.B. PDF) oder in Papierform ausgestellt werden, handelt es sich um sonstige Rechnungen, die nicht dem E-Rechnungs-Standard entsprechen.
Das BMF hat bereits klargestellt, dass die sogenannten X-Rechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD 2.X Format ab der Version 2.0.1 der EN-Norm entsprechen.
Ab 1. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen zu können. Es sind keine Ausnahmeregelungen (z.B. für Kleinunternehmer usw.) vorgesehen. Darüber hinaus muss eine revisionssichere Dokumentenablage sichergestellt werden.
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht ebenfalls ab 01.01.2025. Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen aber übergangsweise auch noch als Papierrechnung oder als sonstige elektronische Rechnung (z.B. PDF) versendet werden.
Ab dem 01.01.2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr.
Ab 01.01.2028 endet die Übergangsregelung auch für diese Unternehmen. Spätestens dann müssen alle Unternehmen in Deutschland B2B-E-Rechnungen versenden.
Nein, die deutsche gesetzliche Regelung bezieht sich lediglich auf den B2B-Bereich zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern. Sofern Sie im EU-Ausland Betriebsstätten unterhalten oder umsatzsteuerliche Registrierungen vorliegen, müssen Sie prüfen, ob in den entsprechenden Ländern bereits Regelungen zu E-Rechnungen bestehen.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten im gleichen Umfang für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift.
EDI-Rechnungen können bis zum 31.12.2027 weiterhin verwendet werden. Ab dem 1.1.2028 ist der Versand der EDI-Rechnungen nur noch dann zulässig, wenn diese im einem Format vorliegen, das mit der Norm EN 16931 kompatibel ist.
Dauerrechnungen sind als E-Rechnung auszustellen. Es ist ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird oder sich aus dem Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15.10.2024 klargestellt, dass bestehende Dauerrechnungen erst bei Änderungen als E-Rechnung auszustellen sind.
Ja, ergänzende Angaben können in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden. Beispielsweise kann ein Mietvertrag als Anhang zur E-Rechnung beigefügt werden.
Ja, jeder Unternehmer ist zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob umsatzsteuerpflichtige oder umsatzsteuerfreie Umsätze getätigt werden. Darüber hinaus besteht für umsatzsteuerpflichtige Umsätze eine Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen. Die weiter oben genannte Übergangsregelung gilt auch hier.
Es gibt keine Altersbefreiung in Bezug auf die E-Rechnungspflicht. Sowohl die Verpflichtung zur Empfangsbereitschaft als auch die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen findet Anwendung.
Der strukturierte elektronische Datensatz ist identisch. Das ZUGFeRD-Format als hybrides Format ermöglicht eine Visualisierung.
Die strukturierten Rechnungsdaten und damit die Informationen der XML-Datei sind maßgeblich und haben damit Vorrang vor der visuellen PDF-Ansicht.