Neue Besonderheiten bei Anordnung einer Außenprüfung: Ein Blick auf das Merkblatt zur Transaktionsmatrix

Seit dem 1. Januar 2025 traten neue Regelungen zur Verrechnungspreisdokumentation in Kraft. Unter anderem wurde die Verpflichtung zur Vorlage einer sog. Transaktionsmatrix eingeführt. Im April 2025 wurde durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Merkblatt zur Präzisierung der Anforderungen an die Transaktionsmatrix veröffentlicht.. In diesem Beitrag fassen wir die wesentlichen Punkte zusammen und erklären, was Unternehmen bei anstehenden Außenprüfungen nun beachten müssen.
 

Was ist die Transaktionsmatrix?

Die Transaktionsmatrix wird nach dem Merkblatt als strukturierte, tabellarische Übersicht definiert, die relevante Informationen zu grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen des Steuerpflichtigen mit nahestehenden Personen und Betriebsstätten enthält. Die Transaktionsmatrix ist ein eigenständiger, gesetzlich geregelter Bestandteil der Verrechnungspreisdokumentation, neben der Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation. Die Transaktionsmatrix ist im Falle einer Außenprüfung unaufgefordert innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung der Finanzbehörde vorzulegen. Diese Regelung betrifft auch Prüfungszeiträume vor 2025. Maßgeblich ist der Zugang der Prüfungsanordnung im Jahr 2025.
 

Was ist der Inhalt des BMF-Merkblatts?

Das im April 2025 veröffentlichte Merkblatt des BMF bringt einige wesentliche Konkretisierungen mit sich. Nachfolgend werden die wesentlichen Punkte zusammengefasst:
 

Inhaltliche Anforderungen an die Transaktionsmatrix
Laut Merkblatt müssen folgende Angaben in der Transaktionsmatrix enthalten sein:

• Art und Gegenstand der Geschäftsvorfälle (z. B. Warenlieferung, Dienstleistung)
• Beteiligte Parteien, mit klarer Unterscheidung von Leistungsgeber und -empfänger
• Volumen und Entgelt der Transaktion in Euro
• Vertragliche Grundlage (nur Benennung, keine Vorlage der Verträge)
• Verrechnungspreismethode
• Steuerhoheitsgebiete
• Abweichung von der Regelbesteuerung, z. B. bei Nutzung eines steuerlichen Präferenzregimes wie Lizenzboxen

In der Anlage des Merkblattes finden sich zwei exemplarische Beispiele einer Transaktionsmatrix, die als Hilfestellung herangezogen werden können.
 

Zeitliche Anwendung und Übergangsregelung
Die Pflicht zur Vorlage der Transaktionsmatrix gilt seit dem 1. Januar 2025. Sie muss:

• Innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung ohne gesonderte Aufforderung vorgelegt werden. Demnach besteht kurzfristiger Handlungsbedarf nach Zugang der Prüfungsanordnung.
   
• Auch für Prüfungszeiträume vor 2025 vorgelegt werden, wenn die Prüfungsanordnung im Jahr 2025 ergeht

Ermessensspielraum und Anpassungsmöglichkeiten

• Zu begrüßen ist, dass die Finanzverwaltung in Einzelfällen abweichende Formen und Inhalte zulassen kann. Hierfür bedarf es vorab einer Ankündigung durch den Steuerpflichtigen, die spätestens innerhalb der 30-Tages Frist kommuniziert und begründet werden muss.
   

Was bedeutet das für Unternehmen?

Das Merkblatt zur Transaktionsmatrix hat konkrete Auswirkungen auf die tägliche Praxis von Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen, insbesondere im Bereich Verrechnungspreise und steuerlicher Compliance. Der Aufwand für die Dokumentation steigt deutlich – insbesondere für Unternehmen mit vielen grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen.
 

Bei nicht oder nicht fristgerechter Vorlage der Transaktionsmatrix wird ein Zwangsgeld von 5.000 € festgesetzt (§ 162 AO), unabhängig vom Verschulden.

Fazit

Die Einführung der Transaktionsmatrix bedeutet für Unternehmen einen Paradigmenwechsel hin zu einer proaktiven, standardisierten und jederzeit vorlagefähigen Verrechnungspreisdokumentation. Es erfordert neue Prozesse, regelmäßige Pflege und eine enge Zusammenarbeit zwischen Steuerabteilung, Controlling und IT.

Das Merkblatt des BMF bietet eine wertvolle Orientierungshilfe, um eine geforderte Transaktionsmatrix korrekt und fristgerecht zu erstellen. Wer sich rechtzeitig damit auseinandersetzt, kann rechtliche Risiken vermeiden und das Vertrauen der Finanzverwaltung stärken.

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Anforderungen benötigen, melden Sie sich gerne bei uns! Wir helfen Ihnen, die Transaktionsmatrix korrekt zu erstellen und sicherzustellen, dass Ihre Verrechnungspreisdokumentation den aktuellen Vorgaben entspricht.